Deveres de um secretário na organização

O desempenho de qualquer organização depende dos esforços dos secretários. Os deveres de um secretário incluem desempenhar as responsabilidades gerais básicas, organizacionais e regulares do escritório para a empresa, diferentes departamentos e executivos. Eles ajudam na gestão do front office e também no tratamento de assuntos administrativos. Os deveres de um secretário na maioria das vezes passam despercebidos pelo público. No entanto, eles desempenham um papel crucial na organização e manutenção da organização no caminho certo.

Embarcamos em uma missão para mostrar a importância dos secretários no bom funcionamento da organização e no manuseio de outras tarefas organizacionais. Alguns dos papéis desempenhados são desconhecidos por muitas pessoas. Suas funções vão além de apenas tomar notas e atender o telefone. A profissão percorreu um longo caminho para se tornar essencial a todas as operações para a tomada de decisões na organização.

Responsabilidades de um secretário

O trabalho a do secretário difere dependendo do campo. No entanto, exercem funções semelhantes desde as áreas médica, jurídica até secretárias de empresas. As habilidades de secretários altamente competentes estão em alta demanda no setor atual. O muitas vezes é preenchido com horários de trabalho ocupados e prazos apertados.

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Exemplos de cargos de secretário

• secretário
• Secretário Jurídico
• Secretaria Executiva
• Secretária (temporário)
• Recepcionista

O que são funções de secretariado?

Muitas pessoas costumam confundir os papéis de uma secretária com um assistente pessoal. No entanto, em teoria, as funções de um assistente pessoal são diferentes das de uma secretária. Uma secretária requer fortes habilidades e competências, ao contrário de uma assistente pessoal. Um secretário executa tarefas complexas que afetam a operação central da organização.

Os deveres do secretário de escritório variam dependendo da indústria ou do empregador. A profissão, no entanto, relaciona-se entre si devido às semelhanças nos ambientes de trabalho. Os secretários em diferentes locais de trabalho desempenham as mesmas funções e responsabilidades. Isso afeta as operações da organização. Aqui estão algumas tarefas padrão e primárias que são desempenhadas pelas secretárias em diferentes ambientes de trabalho:

1. Recepção

No que diz respeito aos cargos de escritório geral, as funções dos secretários incluem ajudar os novos trabalhadores e visitantes a se orientarem na organização. Algumas das funções típicas incluem direcionar os visitantes aos departamentos e escritórios apropriados. Eles também mostram aos novos funcionários suas estações de trabalho no primeiro dia. Eles geralmente projetam a imagem geral da empresa oferecendo uma recepção de classe mundial e profissional aos visitantes do escritório.

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2. Arquivamento

Outra função principal das secretárias inclui o gerenciamento dos arquivos dos clientes e trabalhadores. Eles também armazenam os registros produzidos que são críticos para referência futura. No exemplo de um ambiente hospitalar, é papel das secretárias produzir o prontuário do paciente durante a consulta com o enfermeiro ou o médico. Eles também o armazenam quando o compromisso é concluído. Eles colocam os arquivos em ordem alfabética e usam o sistema de arquivamento mais recente e simples para fácil armazenamento e recuperação rápida.

3. Correspondência

Quando se trata do ambiente do escritório, as secretárias geralmente fazem a ligação para chamadas telefônicas recebidas e enviadas e correspondência postal. Eles pegam os telefonemas dos clientes, clientes, parceiros de negócios. Eles também ajudam a resolver as dúvidas postadas pelos clientes ou encaminham os clientes para mais orientações ao departamento apropriado. Eles também atuam fazendo ligações telefônicas em nome da gerência ao comunicar as informações aos clientes.

Eles agendam compromissos e fazem consultas de acompanhamento. Tomar notas é uma habilidade essencial para os secretários, especialmente dos gerentes. Eles também preparam o memorando ou cartas e a triagem de e-mails. Eles também escrevem as atas durante as reuniões oficiais.

4. Gerenciamento de documentos

Os documentos são críticos para a organização e é responsabilidade exclusiva do secretário gerenciá-los. Isso é feito através da cópia de documentos para envio por correspondência ou distribuição interna. Os documentos também devem ser enviados por fax da empresa para os clientes, potenciais parceiros de negócios ou clientes. Eles também recebem os faxes recebidos à medida que são encaminhados ao departamento apropriado.

Eles também distribuem os documentos para os funcionários e clientes por meio de diferentes formulários, como e-mail, Excel, Word e planilhas. As secretárias também revisam e elaboram os e-mails antes de enviá-los aos canais apropriados.

5. Tarefas gerais de escritório

Quando se trata de pequenos escritórios, os papéis de um secretário podem ser diversos, realizando as tarefas rotineiras de escritório e outras tarefas relacionadas que auxiliam o trabalho de outras pessoas. Isso inclui o trabalho de agendamento e reagendamento de compromissos inicialmente cancelados. Inclui também a encomenda de material de escritório, a tomada de notas e a preparação de bebidas para os visitantes.

6. Suporte

Um papel significativo de uma secretária é oferecer suporte ao gerente ou gerentes em diferentes departamentos da organização. Mesmo que as estações de trabalho possam ser diferentes, outras são complexas ou ocupadas para atribuir a cada equipe de gerenciamento uma secretária pessoal. Outros locais de trabalho nomeiam um secretário para atender alguns gerentes seniores com apenas o diretor executivo com um secretário pessoal.

7. Executando tarefas diárias

Algumas das tarefas semelhantes realizadas pelos secretários estão todas relacionadas ao gerenciamento de informações. O secretário administra os sistemas de arquivamento em papel e eletrônico. Eles também lidam com as correspondências de rota e operam uma série de máquinas de escritório, como impressoras, aparelhos de fax, computadores e equipamentos de videoconferência. Em outras estações de trabalho, as secretárias estão envolvidas na tomada de ditados e na criação de relatórios e cartas.

Outros também revisam rascunhos que foram escritos por gerentes. Os secretários devem possuir habilidades gramaticais e ortográficas excelentes e pontuais. Eles também devem digitar com rapidez e precisão e qualificados quando se trata de atendimento ao cliente. Eles devem ter o conhecimento técnico para lidar com diferentes programas de software de computador que incluem bancos de dados, planilhas e gráficos.

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Atribuições e responsabilidades do secretário

Espera-se que um secretário desempenhe as seguintes responsabilidades;

Antes das reuniões do comitê

• Alocação de uma sala onde a reunião deve ser realizada
• Reunião com o presidente e acordo sobre a agenda geral da reunião
• Envio de aviso aos membros da comissão sobre o local e a hora em que a reunião está agendada e a agenda acordada.
• Preparar todos os papéis relevantes para a reunião pelo menos uma semana antes da reunião propriamente dita. Os papéis devem também incluir a correspondência da última reunião e a ata que é registro da reunião anterior.

Durante as reuniões do comitê

• Tomar notas das pessoas presentes na reunião. Além disso, observando as pessoas que não estão presentes, mas antes enviaram um pedido de desculpas.
• Circular e ler a ata da última reunião, tirar dúvidas sobre a ata e alterar a ata quando necessário.
• Tomar notas do que os participantes da reunião estão dizendo ao relatar a ação imediata empreendida. Além disso, tomando nota das decisões tomadas pelo comitê.
• Reportar à comissão quaisquer das cartas que tenham sido escritas pelo secretário e quaisquer das respostas recebidas para providências imediatas a serem tomadas.

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Após as reuniões da comissão

• Redigir as atas formais das anotações feitas durante a reunião a tempo da questão para a próxima reunião do comitê
• Escrever e enviar qualquer uma das cartas que o comitê havia solicitado anteriormente para ser tratada.

Continua a ser da exclusiva responsabilidade do secretário manter os registos mais recentes dos seguintes;

• Os nomes dos membros do comitê, endereços oficiais e números de telefone
• Os nomes e endereços dos membros da associação comunitária
• Reuniões em que participaram os membros associados da comunidade relacionada
• Contato importante dos funcionários relevantes.

Quais são os deveres de secretariado específicos para o cargo?

Existem diferentes funções atribuídas aos diferentes secretários em diferentes indústrias. Aqui estão as responsabilidades específicas dos secretários que se encaixam na descrição do trabalho.

Responsabilidades gerais do secretário

• Garantir que as reuniões do comitê sejam administradas adequadamente aos membros
• Garantir que as outras reuniões, como a AGM e os eventos, também sejam administradas adequadamente.
• Manter os registros de membros para se adequar ao sistema atual
• Acompanhamento dos pontos de ação dos membros da comunidade realizados durante as reuniões.

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Responsabilidades específicas do secretário

• Planejar e preparar as reuniões do comitê e a AGM com outras pessoas e designá-las adequadamente. Isso inclui planejar as datas das reuniões, enviar notificação de reuniões, reservar salas, atas e outros documentos relevantes. Além disso, elaborar as agendas das reuniões finais com articulação com o presidente.
• Garantir que haja mais uma ata para as reuniões do comitê. Especialmente quando se trata de reuniões fechadas.
• Registrar com precisão as decisões e as ações em ata e o relatório para as próximas reuniões do comitê e o andamento das ações com os resultados e decisões formuladas durante as reuniões.
• Manter os registros de membros atuais exatos e precisos. Além disso, emitir os avisos de renovação e também registrar as taxas de adesão em contato com o tesoureiro.
• Lidar com a correspondência através da escrita de cartas e e-mails que foram acordados durante as reuniões do comitê. Além disso, resumir a correspondência e os e-mails recebidos para a próxima reunião e redigir as respostas apropriadas.
• Planejamento para qualquer um dos relatórios relacionados que precisam ser feitos. Isso inclui o relatório anual para os membros da associação comunitária.

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Deveres gerais

• Garantir que os requisitos da Casa da Empresa sejam cumpridos.
• Certificar-se de que as reuniões do comitê sejam administradas e registradas adequadamente.
• A lista dos diretores da casa das empresas também deve ser atualizada para o estado atual
• Certificar-se de que as AGMs e EGMs sejam devidamente atendidas e registradas
• Manter os registros de sócios atualizados
• Garantir que os retornos anuais coincidam com os órgãos reguladores conforme apropriado no formato correto.

Existem muitas oportunidades de trabalho para secretários em diferentes setores da economia. Alguns dos maiores empregadores dos secretários estão incluídos nos seguintes setores;

• Assistência Social
• Assistência médica
• Educação
• Estações de trabalho profissionais
• Organizações religiosas
• Governo e sociedade civil
• Serviços Científicos e Técnicos

Habilidades e competências essenciais dos secretários

1. Compromisso com o crescimento profissional

Os secretários devem entender que a profissão está em constante evolução e, portanto, devem continuar atualizando suas habilidades. Os empregadores dependem deles para melhorar continuamente a eficiência do escritório do local de trabalho por meio de suas habilidades. Os secretários podem impressionar os empregadores prolongando seu treinamento e buscando outras oportunidades para aumentar suas habilidades atuais. Isso continua a aumentar seus valores profissionais que estão relacionados às habilidades em seu currículo.

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2. Excelentes habilidades de comunicação

A maior parte do tempo despendido pelas secretárias é no telefone, e-mails, relatórios, cartas e na recepção. Isso implica o uso da primeira impressão na convocação das ideias e valores de toda a organização. O crescimento contínuo dos negócios depende de como os clientes, parceiros e clientes são tratados. As secretárias devem ouvir os clientes, seguir as orientações e relatar o feedback. É preciso haver o estresse das habilidades de comunicação verbal e organizacional que o diferenciam de outros candidatos.

3. Abertura ao trabalho em equipe

Os secretários devem estar abertos ao trabalho em equipe com outros departamentos para garantir que os objetivos da organização sejam alcançados. Isso significa que deve aplicar inovação, colaboração e trabalho duro. Eles devem tomar iniciativas para garantir que eles melhorem a eficiência do local de trabalho.

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Além das habilidades acima, os secretários também devem possuir habilidades interpessoais, multitarefa e atenção aos detalhes. Uma vez que é um trabalho bastante estressante, eles também devem ter habilidades de gerenciamento de estresse da entrada substancial de trabalho. Os deveres de um secretário podem se estender e diversificar das diferentes indústrias. Há um crescimento contínuo para o valor dos secretários, portanto, criando mais oportunidades.

Caso você esteja entusiasmado com a perspectiva de trabalhar em uma recepção, esteja preparado para aumentar a influência nas operações da organização. Certifique-se também de aprender os deveres de um secretário em uma organização. É preciso haver um aprimoramento nas qualificações para se diferenciar do resto das secretárias. Para adquirir mais aptidões e competências na profissão de secretariado, convida-se a inscrever-se nos diferentes cursos de Administração e Secretariado.

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